Datenschutzrechtlicher Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Datenschutzrechtlicher Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Landesarbeitsgericht (LAG) Sachsen-Anhalt
Urteil vom 23.11.2018 – 5 Sa 7/17

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) gilt bisher: Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer regelmäßig keinen Anspruch mehr auf Entfernung einer erteilten Abmahnung aus der Personalakte. Ein Anspruch auf Entfernung (§§ 242, 1004 Abs. 1 S. 1 BGB) ist nur ausnahmsweise gegeben, wenn objektive Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses schaden kann, wofür der Arbeitnehmer darlegungs- und beweispflichtig ist. Daran wird nach Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung möglicherweise nicht mehr ohne Weiteres festgehalten werden können, wie eine aktuelle Entscheidung des LAG Sachsen-Anhalt zeigt.

Das LAG Sachsen-Anhalt ist der Auffassung, dass Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte haben können, wenn der Arbeitgeber kein besonderes Interesse an der Aufrechterhaltung – etwa zur Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen oder solange noch Streit über den Inhalt eines Zeugnisses besteht – haben kann. Interessant ist die Begründung des LAG, das einen Anspruch unmittelbar auf die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) stützt.

Der Anspruch auf Entfernung als Fall der Löschung ergebe sich aus Artikel 17 Abs. 1 DS-GVO. Nach Artikel 17 Abs. 1 DS-GVO hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn u. a. die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Die Regelung entspricht den Erwägungen des Europäischen Parlaments und dem Rat der europäischen Union zur Verordnung (EU) 2016/679, wonach eine betroffene Person ein Recht auf Berichtigung der sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie ein „Recht auf Vergessenwerden“ haben sollte, wenn die Speicherung ihrer Daten gegen diese Verordnung verstößt. Insbesondere sollten betroffene Personen Anspruch darauf haben, dass ihre personenbezogenen Daten gelöscht und nicht mehr verarbeitet werden, wenn die personenbezogenen Daten hinsichtlich der Zwecke, für die sie erhoben bzw. anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt werden. Die Angaben in der Abmahnung sind personenbezogene Daten i. S. d. DS-GVO. Nach Artikel 4 Nr. 1 der DS-GVO sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einen Namen, zu einer Nummer, zu Standortdaten, zu einer Onlinekennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. Dies ist bei einem Abmahnungsschreiben regelmäßig der Fall. 

Auch in einer in Papierform geführten Personalakte werden personenbezogene Daten verarbeitet, die in einem Datensystem gespeichert oder gespeichert werden sollen. Nach Artikel 4 Nr. 6 DS-GVO ist ein „Datensystem“ jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugängig sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird. Unter Personalakten im formellen Sinn sind diejenigen Schriftstücke und Unterlagen zu verstehen, welche der Arbeitgeber als „Personalakte“ führt und die diesen als Bei-, Neben- oder Sonderakten zugeordnet sind. Derartige Aktenbestände sind äußerlich erkennbar in Ordnern, Heftern oder Blattsammlungen geführt, entsprechend gekennzeichnet und nach der Art ihrer Registrierung oder Aufbewahrung als zueinander gehörend bestimmbar. In der Personalakte werden personenbezogene Daten strukturiert gesammelt und nach bestimmten Kriterien zugänglich gemacht. 

Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig. Mit einer Abmahnung übt ein Arbeitgeber sein arbeitsvertragliches Gläubigerrecht in doppelter Hinsicht aus. Zum einen weist er den Arbeitnehmer als seinen Schuldner auf dessen vertragliche Pflichten hin und macht ihn auf die Verletzung dieser Pflichten aufmerksam (Rüge- und Dokumentationsfunktion). Zum anderen fordert er ihn für die Zukunft zu einem vertragsgetreuen Verhalten auf und kündigt, sofern ihm dies angebracht erscheint, individualrechtliche Konsequenzen für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung an (Warnfunktion). Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt die Warnfunktion. Hinsichtlich der Rüge- und Dokumentationsfunktion könnte sich noch ein Interesse am Erhalt der Abmahnung für den Arbeitgeber ergeben, soweit dies zur Abwehr von etwaigen Ansprüchen des Arbeitnehmers oder zur Begründung eigener Ansprüche gegen den Arbeitnehmer erforderlich erscheint. Im vom LAG Sachsen-Anhalt zu entscheidenden Fall waren solche Gründe nicht gegeben. Zwischen den Parteien bestanden keine weiteren arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen, bei denen es für den Arbeitgeber dienlich sein könnte, die Abmahnung noch heranziehen zu können. Insbesondere war die Erteilung des qualifizierten Zeugnisses und auch dessen Inhalt zwischen den Parteien nicht mehr im Streit. Ebenso wenig kamen etwaige Schadensersatzansprüche aufgrund des von der Arbeitgeberin gerügten Fehlverhaltens des Klägers in Betracht.

Wegen der grundsätzlichen Bedeutung hat das LAG die Revision zum BAG zugelassen.

Kategorie: Arbeitsrecht, 31. Mai 2019


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